Auftragsverarbeitung (AVV)

So wird der Vertrag geschlossen

Beim ersten Anmelden zeigt orgeniqo dem Admin den Vertrag zur Auftragsverarbeitung zusammen mit den Nutzungsbedingungen. Mit der Annahme ist der Vertrag elektronisch geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Gespeichert werden Version, Zeitpunkt, die annehmende Person und ein Fingerabdruck des angezeigten Texts. Der Vertrag bleibt in orgeniqo unter den Einstellungen jederzeit abrufbar.

Parteien

Verantwortlicher: euer Betrieb („Auftraggeber“).

Auftragsverarbeiter: 129 Sica & Rebholz GbR, Steingasse 17, 76829 Landau in der Pfalz, vertreten durch die Gesellschafter Ilaria Sica und Leon Rebholz (je einzelvertretungsberechtigt) („129/“).

Gegenstand und Dauer

129/ stellt orgeniqo bereit, betreibt die Software und leistet Support. Dabei verarbeitet 129/ personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers. Der Vertrag gilt, solange 129/ orgeniqo für den Auftraggeber betreibt, und endet mit dem Nutzungsvertrag. Bei einem kostenlosen Test ohne anschließenden Nutzungsvertrag endet er mit dem Test; 129/ löscht die Testumgebung mit allen darin gespeicherten Daten 30 Tage nach Testende.

Daten und betroffene Personen

Verarbeitet werden nur die Daten, die der Auftraggeber in orgeniqo erfasst oder anbindet:

• Kundinnen und Kunden sowie Interessenten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Anlagen, Anliegen, Angebote, Aufträge, Termine, Kommunikation, Fotos und Dokumente
• Rückmeldungen von Kunden auf Angebote (annehmen, ablehnen, Rückfrage) über die Antwortseite
• Mitarbeitende: Name, Rolle, Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Einsätze, Anmeldedaten, Protokolle
• Ansprechpartner bei Lieferanten und Partnern: Name und Kontaktdaten

Pflichten von 129/

• Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung; Einstellungen und Aktionen in orgeniqo gelten als Weisung
• Vertraulichkeit aller Personen mit Zugriff
• Technische und organisatorische Maßnahmen nach Anlage 1
• Unterauftragsverarbeiter nur nach Anlage 2; Änderungen vorab mit Widerspruchsrecht
• Unterstützung bei Anfragen betroffener Personen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
• Unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen
• Nach Vertragsende Herausgabe und danach Löschung aller Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Nachweise bereitstellen und Überprüfungen ermöglichen

Support-Zugriff

129/ greift nur für Support und Betrieb auf Daten zu, in einer eigenen, zeitlich begrenzten Support-Sitzung. Jeder Zugriff wird protokolliert und ist in orgeniqo unter „Systemstatus“ sichtbar.

Nicht Teil des Vertrags

Dienste, die ihr mit eigenen Zugängen verbindet, laufen über eure eigenen Verträge mit diesen Anbietern:

• Lexware Office (Buchhaltung)
• Google (Kalender, Gmail), Microsoft 365 (Kalender, Outlook/Exchange) und Apple iCloud (Kalender)
• WhatsApp Business (Meta) und der Telefonie-Anbieter
• KI-Chat-Anbieter, die eine Person selbst mit orgeniqo verbindet (z. B. Claude, ChatGPT)
• Versand von Angeboten über das eigene E-Mail-Konto der Firma (z. B. Google Workspace)

Anlage 1 — Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zugang nur mit persönlicher Anmeldung; Passwortregeln, Sperre nach Fehlversuchen, begrenzte Sitzungsdauer
• Rollen und Rechte (Admin, Büro, Außendienst); jede Seite und jede Aktion prüft die Rolle auf dem Server
• Fotos und Dokumente in einer privaten Ablage, nur über angemeldete, geprüfte Abrufe
• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) und verschlüsselte Speicherung (AES-256) bei den Anbietern
• Datenhaltung und Server-Funktionen in der EU (Frankfurt)
• Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (Anmeldung, Rollen, Löschungen, Freigaben, Support-Zugriffe)
• Automatische Datensicherung durch den Datenbank-Anbieter; die Wiederherstellung wird vor dem Echtbetrieb und danach mindestens jährlich getestet
• Trennung der Installationen: eine Datenbank je Firma
• Schreibende Aktionen eines KI-Chats nur nach Freigabe durch einen Menschen in orgeniqo

Anlage 2 — Unterauftragsverarbeiter